Logistische Klinikprozesse digitalisieren: Patiententransporte webbasiert optimieren

Die Vamed-Gruppe mit ihren neurologischen Fachkliniken in Kipfenberg und Hagen hat mit QraGo eine webbasierte Planungssoftware installiert, die Patiententransporte der Einrichtungen vereinfacht hat. Diese laufen nun schneller und effizienter ab – ein Einblick.

Von Christina Mathis

Eine medizinische Einrichtung muss täglich eine Vielzahl an Materialien und Personen, wie Medikamente und Laborproben von A nach B transportieren. Im Durchschnitt werden in einer deutschen Klinik rund 150 Fahrten pro Monat durchgeführt. Häufig plant und organisiert das Pflegepersonal diese Transporte, die mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden sind. In 95 Prozent aller Fälle werden die Fahrten noch immer analog per Telefon bestellt. Oft kommt es dadurch zu Verspätungen, Intransparenz und Informationsverlusten.

Analoge Prozesse bedeuten Bürokratie

„Für unsere Kliniken ist es wirtschaftlich gesehen enorm wichtig, dass wir die Patienten rechtzeitig entlassen. Am besten vor 12 Uhr, damit eine Neuaufnahme für das gleiche Bett noch am selben Tag möglich ist“, erklärt Johannes Bracht, Geschäftsführer der Vamed Klinik in Kipfenberg. Dafür müssen die Transporte entsprechend pünktlich organisiert und eingeplant werden. Ein mühsamer Prozess beginnt: Das Pflegepersonal telefoniert in der Regel eine Liste von Fahrdiensten ab, bis ein Unternehmen zusagt, den Transport zu übernehmen. Ab dem Zeitpunkt der Bestellung kommt es zu keiner Kommunikation zwischen den Beteiligten mehr. Am Tag, an dem der Transport erwartet wird, ruft das Pflegepersonal noch einmal an und fragt nach. Hotlines erschweren zusätzlich die Erreichbarkeit der Transportunternehmen und auch die gezielte Weitergabe von Informationen an die nächste Pflegekraft in der Klinik hakt.

Repetitive Prozesse digitalisieren

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu leiten, ist eines der zentralen Anliegen in der Logistik des Gesundheitswesens. Dafür gilt es repetitive Prozesse, die immer nach demselben Schema ablaufen, zu digitalisieren und automatisieren, um Kosten, Ressourcen und Zeit in den Kliniken zu sparen. Auch in den neurologischen Facheinrichtungen der Vamed-Gruppe in Kipfenberg und Hagen war der Bestellprozess von Patiententransporten bisher zeit- und ressourcentechnisch weder effizient noch transparent. „Die Bestellung der Fahrten über das Telefon führte zu einem massiven Zeitverlust und Mehraufwand für unser Personal, einer Intransparenz sowohl beim verlegenden Krankenhaus, beim Transportdienst, als auch auf unseren Stationen. Keiner wusste genau über die Ankunftszeit der Patienten und den Status des Transportes Bescheid“, erzählt Bracht.

Smarte Logistiksoftware vereinfacht Bestellprozess

Mit der Umstellung auf die QraGo-Software haben es die beiden Kliniken nun geschafft, ihre Patientendaten und Abholorte transparent und datenschutzkonform an die Transportunternehmen zu übermitteln und die Bestellung digital mit nur wenigen Klicks durchzuführen. „Gleichzeitig wissen wir immer, wo sich unsere Patienten befinden und wann sie bei uns eintreffen oder abgeholt werden“, freut sich der Geschäftsleiter. Mit der webbasierten Vermittlungs- und Planungssoftware und dazugehöriger App kann das Klinikpersonal die Patiententransporte einfacher und schneller bestellen sowie optimieren. Auch die Verfügbarkeit von Fahrdiensten wurde durch die Online-Plattform erhöht. „Die Kliniken hatten bereits ein, zwei Fahrdienste, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten. Diese haben wir in unser System integriert und um zusätzliche Unternehmen erweitert. Ähnlich wie bei den Taxi-Apps können die Kliniken jetzt über unsere digitale Plattform ihre Transporte planen, ändern oder absagen. Der Prozess wird dadurch zuverlässiger und transparenter“, meint Christian Ruff, CEO bei QraGo.

Einfache Integration in bestehenden Klinikalltag

Außerdem werden mithilfe der smarten Logistiksoftware nur Transporte bestellt, die wirklich notwendig sind. Die Kliniken erhalten regelmäßig datenbasierte Auswertungen und können den Logistikprozess laufend optimieren. „Wirtschaftlich betrachtet heißt das, dass der Preis pro Fahrt reduziert wird. Die Transporte werden rechtzeitig durchgeführt und der Aufnahme- und Entlassungsprozess kann so besser gesteuert werden. Das bedeutet für das Klinikpersonal in Summe weniger Stress und mehr Zeit für ihre Kernarbeit, die Heilung von Patienten“, betont Ruff. Mithilfe der digitalen Lösung wurden die Überlegungen der Kliniken, wie sie Patientinnen und Patienten rechtzeitig abholen, ihre Abhängigkeit zu einzelnen Fahrdiensten reduzieren und wo sie Kosten in der Krankenbeförderung sparen können, zentral gelöst.

Nur eine kurze Vorbereitungszeit und einmalige Investitionsgebühr hat es gebraucht, um die Software in den Vamed-Kliniken zu integrieren. Patientendaten und Dokumente hat QraGo anhand geltender Datenschutzrichtlinien implementiert. Die Spezifikationen für die jeweilige Klinik, die User und einzelnen Stationen in der Online-Plattform angelegt und neue Fahrdienste zu den bereits bestehenden hinzugefügt. In den ersten Wochen der Inbetriebnahme wurden zudem alle Fahrten und Transporte einzeln analysiert, sodass Fehler schnell behoben werden konnten.

So ist eine interoperable und einheitliche Lösung für alle Beteiligten des Logistikprozesses entstanden, die v.a. durch die richtige Anwendung zu Verbesserungen im Klinikalltag führte. „Die beste Lösung bringt nichts, wenn Widerstand nicht in konstruktive Bahnen gelenkt wird. Damit die digitale Transformation im Gesundheitswesen gelingt, muss man neue Technologien auch wirklich anwenden. Das Personal für die Online-Tools und Apps sensibilisieren, richtig schulen und weiterbilden. Dann werden Logistikunternehmen und medizinische Einrichtungen auch langfristig davon profitieren“, betont auch Prof. Dr. David Matusiewicz, Digital-Ikone des deutschen Gesundheitswesens sowie Dekan und Institutsdirektor für Gesundheit & Soziales an der FOM Hochschule für Ökonomie und Management, abschließend.